文書登録
ドラッグ&ドロップで電子文書を簡単登録！
電子文書はブラウザ上にドラッグ&ドロップするだけで簡単に登録することができます。
紙文書を簡単な操作で電子化/ファイリング
- 複合機やネットワークスキャナと連携し、コピー感覚で紙文書の電子化・登録を行うことができます。
- オプションの Image Document Gateway OCR Option を利用すると、複合機などと連携した文書の登録がさらに簡単に行うことができます。
Image Document Gateway OCR Optionページへ
一括登録ユーティリティ
- WordやExcelなどで作成した一般文書や、PC上に保存されているイメージファイルを一括で登録することができます。
- また、対象となる文書情報をCSVファイルで作成し、一括登録することができます。ルール化された文書の登録・保登録存が容易に行えることで、整理された文書管理が進み情報資産の検索・再利用への効果も抜群です。
全文検索テキストの抽出
- WordやExcelなどの一般文書については、登録時に自動的にテキスト情報を抽出することができます。
（全文検索テキストが抽出可能なファイル形式については、お問い合わせください） - イメージ文書についても、OCRを利用することで、全文検索用テキストを自動抽出することができます。
（Image Document Gateway OCR Optionが必要です）
Image Document Gateway OCR Optionページへ
文書検索/管理
多彩な文書検索機能
| 検索機能 | 機能の説明 |
|---|---|
| 属性検索 |
|
| 全文検索 |
|
※属性検索、全文検索を組合わせた検索も可能です。また、複数フォルダ/キャビネットにまたがった検索も行えるので、柔軟な文書検索が行えます。
キャビネット/階層フォルダでの文書管理
- 用途に合わせてキャビネットと階層型のフォルダを作成でき、作成したフォルダに文書を格納します。
- フォルダの移動、文書の一括移動、文書の一括削除機能により、簡単に文書の管理ができます。
文書の版管理/チェックイン・チェックアウト機能
- 文書の変更状態を、版として管理することができますので、誰がいつ文書を変更したかも確認でき、変更履歴を管理することができます。
- 共同で文書を編集する際など、一人の変更が終了するまで、他の人が文書を変更できない運用が行えます。
審査・承認機能をサポート
- 審査・承認機能を利用することにより、作成された文書の新規登録/改訂/廃止する際に、審査者・承認者によって内容を事前にチェックすることができます。
- インターネットに接続されていれば、外出先でも審査・承認ができますので、素早い対応が可能です。
セキュリティ
組織階層に合わせたグループ/ユーザの作成
- 階層型のグループ管理により、組織階層に合わせた形でのグループ/ユーザを作成できます。 ユーザは作成したグループに所属する形で作成します。
- ユーザが、複数のグループに所属したり、また他のグループに移動することも容易に行えるので、組織や人事異動などによる運用の変更などにも簡単に対応できます。
- また、仮想グループ機能により、別々のグループに所属するユーザをまとめ、プロジェクトや職制などのグループを定義することができます。
- もちろん、その単位でアクセス権設定可能ですから、組織体系にとらわれない柔軟な利用形態を作成することができます。
アクセス権限
- キャビネット/フォルダ/文書毎に、｢削除」「更新」「作成」「参照」「権限なし」のセキュリティ設定ができます。
- イメージ文書に対しては、「印刷禁止」「イメージ編集禁止」「アノテーション編集禁止」といったさらに 細かいセキュリティ設定ができます。
（Image Document Clientが必要です。）
アクセスログの採取
- もちろん、誰が/いつ/どの文書に対して、どのような操作を行ったのか、履歴情報 （アクセスログ）を取得できますので、アクセス権限と併せて、セキュリティの確保や 内部統制にも役立ちます。
システム構築/運用の効率化
簡単導入
- 総合インストーラにより、インストール/環境構築が簡単に行えます。
各種定義をバッチで行えるプログラムを提供
- グループ/ユーザ定義、キャビネット/フォルダ定義、ユーザ定義属性定義など、導入・システム構築時のわずらわしい作業を一連の定義だけでバッチ的に行うことができますので、容易に利用環境の構築を行うことができます。
