CMSの基本機能～管理・運用を支える注目ポイントを解説～
CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）は、専門的な知識を学習することなく、誰でも簡単にWebサイト(ホームページ)を更新・管理することができる大変便利なシステムです。
CMSの基本的な仕組みや種類などについては「CMSとは」のページで詳しくご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。
ここでは、「コンテンツ管理」、「サイト管理」、「ワークフロー・ユーザー管理」、「セキュリティ」、「サイト品質向上」の５つに分けて、CMSの主要な機能の一部をご説明いたします。
機能は多いからいいというわけではありません。多機能であるほど、管理画面は煩雑になり、結果、使われないシステムになってしまうケースがよくありますので、自組織のニーズをよく見極めて選定しましょう。
1.コンテンツ管理
Webサイト運用の中心となる機能が、実際にページや各種情報を作成、編集する「コンテンツ管理」です。CMSの最大のメリットは、この「コンテンツ管理」のしやすさにあります。ここでは、日々の情報発信やサイト更新をスムースに行うための、主要な機能をご紹介します。
ページ作成・編集
WISYWIG（ウィジウィグ）と呼ばれるWORDのような操作画面で、ページを作成、編集する機能です。テキストの入力だけでなく、画像の登録、PDF等のファイルリンク設定など、WORDができる方であれば利用ができます。また、他に、コピー、削除、非公開などの機能もあります。
メニュー・サイトマップ自動生成
ページの追加・変更・削除に伴い、必要な個所に自動でリンクが生成されます。また、Webサイトの目次であるサイトマップページも自動生成します。
ファイル（画像・PDF等）管理
CMSで利用する、ファイル（画像・PDF等）を管理する機能です。画像は画像ソフトがなくても簡易な編集（サイズ変更、トリミング、色合い調整）ができる場合があります。
パーツ機能
複数のページで利用するデザインなどをパーツ登録し、一括で編集することができます。また、公開期間を設定できると、期間限定で表示したい情報がある際にも便利です。
履歴機能
作成されたページを、履歴として自動保存する機能です。どのユーザーが・いつ・どのページに何をしたかも管理することが可能です。また、以前公開していた内容を復元することができます。過去に公開していた内容の確認や、復元機能で元の内容に戻していただくことも可能です。
2.サイト管理
Webサイト全体を効率よく管理するためには、サイト全体の構造管理や、複数サイトを管理する機能も欠かせないものとなります。「サイト管理」機能は、CMSを使って複数のサイト、複数のページを管理するために必要な機能です。ここでは、サイト全体の管理に関する主要な機能をご紹介します。
サイト階層管理
CMSで管理するページを、一覧で管理することができます。ツリー構造で見れると、Webサイトの全体像を把握できるので大変便利です。
複数サイト管理
Webサイトを複数管理できる機能です。メインのサイト以外に、製品、キャンペーンサイトがある場合や、グループ会社のWebサイト、教育委員会配下の学校サイトを一元管理したい場合などに、便利な機能です。
新着情報管理
お知らせやリリースなど、Webサイトの新着情報を管理する機能です。開始・終了日時の指定やNewマークをつけることも可能です。
3.ワークフロー・ユーザー管理
作成したページや情報は、担当者一人だけでなく、他者の確認や承認があることで、誤字やコンプライアンスチェックが可能となります。またCMS利用者の登録や、権限管理は、CMSにおけるWebサイト管理のベースとなる重要な機能です。ここでは、Webサイトを利用するユーザー登録、権限管理、ワークフローについて主要な機能をご紹介します。
承認・公開
編集者、承認者、公開者によるワークフローでページの承認・否認を管理できる機能です。
フローが多い場合は、承認フローの段階を多段階にすることもできます。
予約公開
作成・編集・削除したページを、指定した日時に公開する機能です。
ユーザー・権限管理
編集者、承認者、公開者、WEBマスターなどの権限に分けて、CMS利用ユーザーを管理することができます。また、ユーザーがどのページを管理、承認等できるのか権限設定することもできます。
4.セキュリティ
CMSはWebシステムのため、脅威に対する備えは大切です。ログイン機能やログ管理などの基本的な機能から、不正アクセス監視など、Webサイトを守るCMSのしくみは組織として必須の機能となります。ここでは、「セキュリティ」に関する主な機能をご紹介します。
ログイン機能
CMS利用ユーザーがログインする機能です。パスワード有効期限設定、文字種・数制限等の設定ができるとセキュリティ上、安心です。
ファイル内個人情報削除機能
PDFファイル、オフィスファイル、画像ファイルのプロパティの個人情報を自動で削除する機能があると、意図しない個人情報の流出を防ぐことができます。
閲覧制限管理
CMSで作成したWebサイトの閲覧者を、SFTPにより制限できる機能です。 Webサイト内にクローズドなWebページが作成可能です。サイト閲覧者は、ユーザーID(ユーザー名)・パスワードを入力することで対象ページの閲覧が可能になります。
また、配下のページにまとめて閲覧制限を設定することも可能です。
ログ管理
操作ログをダウンロードできる機能があると、何か起こった場合にスムースに確認し、対応に役立てることができます。
不正アクセス監視
SaaS のCMSの場合、不正アクセスの監視等、セキュリティを確保したサービスが望ましいです。
5.サイト品質向上
Webサイト運用では、検索サイト対策(SEO)やアクセシビリティ対応、運用を長く続けると発生するリンク切れ対応など、サイトの品質を維持するためのしくみが必要です。ここでは、サイトの品質を向上するための主な機能をご紹介します。
SEO対策
検索サイト対策(SEO)に重要な、説明文(description)を設定できます。また、Googleに登録するsitemap.xmlファイルを自動的に生成します。新しく作成したページも、Googleの検索対象となります。
アクセシビリティ
Web標準に準拠したソースコードでHTMLを出力します。また、アクセシビリティチェック機能があると、継続してアクセシビリティの品質担保が可能となります。
リンク切れチェック
CMSで作成されたページ内のリンク切れ一覧を、Excel形式でダウンロードできる機能です。Webサイトの運用では、意図しないリンク切れが発生し、気が付かない場合が多くあります。本機能があれば、リンク切れを防ぐことが可能となります。
自組織に必要なCMS機能を見極めて選ぼう
以上、CMSの基本的な機能をご紹介いたしました。
機能が多いからよいというわけではないので、機能以外の要素も見極めて選定しましょう。
当社では、当社開発の国産・静的CMS「とんがりクンCMS」をはじめ、動的CMS「Heart Core」など、お客様のご予算やご要件に応じてご提案させていただきます。
Webサイトの管理、セキュリティ、属人化などの課題をお持ちで、CMSに興味はあるが、何から手をつけていいかわからない、といったお客様はぜひ、当社にご連絡ください。
なお、当社開発の国産・静的CMS「とんがりクンCMS」は、CMSの基本機能は網羅しており、マニュアルがなくてもご利用いただける直感性、セキュリティ面が充実しており、大手企業、金融機関、公的機関にも多数の導入実績がございます。
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CMSでよくいただくご質問 トップ10
- セキュリティを確保したいのですが・・・
- 公開前に上司に確認してもらいたいのですが、承認機能はありますか？
- 利用するには専門的な知識が必要ですか？
- どんなデザインでも実現できるのですか？
- 推奨動作環境を教えてください。
- お見積りがほしいのですが。
- スマホ向けのサイトを作ることはできますか？
- どのくらいの期間で導入できるのでしょうか？
- 今あるページをそのままCMSにすることは可能ですか？
- 既存のドメインを継続して使えますか？
